Ας μιλήσουμε

jobdesk

Οργάνωση

Κάθε αίτημα που έρχεται γίνεται εργασία με υπεύθυνο.

Ένας κοινός πίνακας για όσα έρχονται. Κάθε αίτημα γίνεται εργασία με υπεύθυνο, στάδιο και ιστορικό, ώστε κανείς να μη χρειάζεται να ρωτήσει δεύτερη φορά πού βρίσκεται.

Ας μιλήσουμε

Πριν και μετά.

Πριν

Τα αιτήματα έρχονται με email, με τηλέφωνο και από φόρμες. Καταλήγουν σε διαφορετικά inbox και τετράδια, και κανείς δεν ξέρει σίγουρα ποιος έχει αναλάβει το καθένα.

Μετά

Κάθε αίτημα γίνεται εργασία σε έναν πίνακα, με υπεύθυνο, στάδιο και προθεσμία. Όλη η ομάδα βλέπει πού βρίσκεται κάθε δουλειά.

Τι κάνει.

  1. Ένας πίνακας, όλα τα στάδια

    Κάθε αίτημα είναι μια κάρτα στο στάδιο όπου έχει φτάσει, από τη στιγμή που έρχεται μέχρι να ολοκληρωθεί.

  2. Υπεύθυνος και προθεσμία

    Σε κάθε εργασία φαίνεται ποιος την έχει αναλάβει και πότε λήγει, και ό,τι είναι επείγον σημειώνεται ως τέτοιο.

  3. Όλο το brief πάνω στην εργασία

    Το παραδοτέο, η ποσότητα, η μορφή και η προθεσμία, μαζί με τις παραπομπές, γραμμένα πάνω στην εργασία και όχι χαμένα στο inbox κάποιου.

  4. Απαντήσεις με έτοιμο προσχέδιο

    Απαντάτε στον πελάτη μέσα από την ίδια την εργασία και ζητάτε από τον βοηθό να σας ετοιμάσει ένα προσχέδιο.

  5. Σημειώσεις, αρχεία και παλιές δουλειές

    Οι σημειώσεις της ομάδας και τα συνημμένα μένουν στην εργασία, και το jobdesk προτείνει ό,τι ταιριάζει από παλαιότερες δουλειές, με βάση τις παραπομπές του brief.

Μια ματιά από μέσα.

Ο πίνακας του jobdesk: κάρτες αιτημάτων σε έξι στάδια, από το New μέχρι το Done, η καθεμία με πελάτη, προθεσμία και υπεύθυνο.
Ο πίνακας: κάθε αίτημα, το στάδιό του, ο υπεύθυνος και η προθεσμία.
Ένα αίτημα στο jobdesk: το brief με παραδοτέο, ποσότητα, μορφή και προθεσμία, απάντηση στον πελάτη, σημειώσεις και συνημμένα.
Ένα αίτημα: το brief, η απάντηση, οι σημειώσεις και τα αρχεία μαζί.

Σε ποιους απευθύνεται.

Ομάδες που δέχονται αιτήματα από πελάτες ή συναδέλφους, με email, με τηλέφωνο, από φόρμα ή στην υποδοχή, και θέλουν να ξέρουν ποιος χειρίζεται το καθένα.

  • Υποδοχή και γραμματεία
  • Εξυπηρέτηση πελατών
  • Ομάδες υποστήριξης

Βελτιώνεται συνέχεια.

Το jobdesk το φιλοξενεί και το συντηρεί η Khaos. Βλέπουμε πώς το χρησιμοποιούν οι ομάδες, ακούμε τα σχόλιά τους και βγάζουμε βελτιώσεις κάθε λίγες εβδομάδες, ώστε ο πίνακας να ταιριάζει πάντα στον τρόπο που δουλεύετε.

Πείτε μας τι σας καθυστερεί.

Λίγες γραμμές αρκούν. Κάθε μήνυμα το διαβάζει άνθρωπος και απαντά μέσα σε δύο εργάσιμες ημέρες.

Ας μιλήσουμε

Επίσης από την Khaos enrolla Ηλεκτρονικές εγγραφές για κάθε σχολείο, στη δική του σελίδα.